Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 – Các bước thực hiện

Bởi tuhocmoithu
Blog

Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là hoạt động đánh giá hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Đây là một trong những hoạt động quan trọng mà mỗi doanh nghiệp/ tổ chức cần phải thực hiện nhằm thu thập các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng và những thông tin này phải đưa ra các yêu cầu của đơn vị hệ thống QMS có được đáp ứng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hay không? Vậy quy trình đánh giá nội bộ được triển khai như thế nào? Các bước thực hiện ra sao?

Mục Lục

Đánh giá nội bộ là gì ?

Đánh giá là gì ? Theo ISO 9000 : 2015, đánh giá được hiểu là quy trình có mạng lưới hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu được vật chứng và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan nhằm mục đích xác lập mức độ thực thi những chuẩn mực đánh giá .

Quá trình đánh giá hệ thống quản lý chất lượng được chia làm 3 loại. Đây là 3 hình thức kiểm tra năng lực quản lý chất lượng của một đơn vị doanh nghiệp.

Nếu như đánh giá bên thứ 2 (đánh giá của khách hàng) giúp doanh nghiệp xác định được khả năng đáp ứng hay mức độ hài lòng so với nhu cầu mong muốn của sản phẩm. Và đánh giá bên thứ 3 (đánh giá từ tổ chức chứng nhận) nhằm đạt được giấy chứng nhận thì đánh giá nội bộ (đánh giá bên thứ 1) giúp doanh nghiệp tự đánh giá hệ thống của mình với mục đích tuyên bố hệ thống của mình phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, đồng thời xem xét việc thực hiện đã đi đúng tiến độ, kế hoạch đề ra hay chưa.

Đánh giá nội bộ ISO 9001 là một trong những hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp. Đây được xem là công cụ giúp hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quả, hoàn thiện và duy trì được hiệu lực chứng nhận.

Mục đích của việc đánh giá nội bộ ISO 9001

Tổ chức phải thực thi những cuộc đánh giá nội bộ định kỳ theo những khoảng chừng thời hạn được hoạch định. Tùy theo mục tiêu chính mà mỗi cuộc đánh giá nhu yếu thì nó sẽ có sự khác nhau về kế hoạch đánh giá, thành phần tham gia hay tiêu chuẩn đánh giá .
Đối với những tổ chức triển khai / doanh nghiệp chưa vận dụng tiêu chuẩn ISO thì hoạt động giải trí đánh giá nội bộ sẽ nhằm mục đích mục tiêu giúp doanh nghiệp tự đánh giá mức độ vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng của mình. Qua đó, xem xét tình hình thực tiễn để doanh nghiệp hoàn toàn có thể đề xuất kiến nghị cấp những ghi nhận tương thích theo nghành nghề dịch vụ kinh doanh thương mại, sản xuất bên mình .

Còn với các đơn vị, doanh nghiệp đã đạt được giấy chứng nhận ISO 9001 từ các tổ chức chứng nhận thì hoạt động đánh giá nội bộ sẽ nhằm mục đích:

  • Xác định mức độ tương thích của mạng lưới hệ thống hoặc một phần của mạng lưới hệ thống quản trị so với những chuẩn mực đánh giá .

  • Đánh giá năng lượng của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9001 nhằm mục đích bảo vệ sự tương thích với những nhu yếu của pháp lý, nhu yếu của mạng lưới hệ thống và những nhu yếu khác …

  • Đánh giá sự hiệu suất cao của mạng lưới hệ thống quản trị trong việc cung ứng những tiềm năng, hoạch định đã đề ra và mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng được thực thi và duy trì một cách có hiệu lực thực thi hiện hành .

  • Nhằm sẵn sàng chuẩn bị chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc đánh giá của Tổ chức ghi nhận .

  • Duy trì cũng như nâng cao nhận thức về mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng .

  • Đáp ứng được những nhu yếu của tổ chức triển khai / doanh nghiệp .

Đánh giá nội bộ ISO 9001 mang lại những quyền lợi gì cho doanh nghiệp ?

Nhìn chung, những cuộc đánh giá nội bộ giúp tổ chức triển khai / doanh nghiệp xác lập những yếu tố tồn dư, kịp thời phát hiện ra những lỗ hổng, rủi ro đáng tiếc và bám sát tình hình hoạt động giải trí. Qua đó, nhanh gọn thực thi thay thế sửa chữa, nâng cấp cải tiến và dần tối ưu hóa mạng lưới hệ thống quản trị của mình. Có như vậy, tổ chức triển khai / doanh nghiệp mới hoàn toàn có thể rút ngắn được thời hạn hoàn thành xong cỗ máy quản trị, nâng cao chất lượng mẫu sản phẩm, dịch vụ và phân phối được nhu yếu của người mua cũng như nâng cao doanh thu cho đơn vị chức năng, doanh nghiệp .
Khi mà doanh nghiệp tiếp tục triển khai những cuộc đánh giá nội bộ sẽ giúp chứng minh và khẳng định được đẳng cấp và sang trọng của mình cũng như sự uy tín và độ đáng tin cậy của người mua, đối tác chiến lược trong những yếu tố tương quan đến kinh doanh thương mại của doanh nghiệp .
Mặt khác, những thông tin thu được từ một cuộc đánh giá tốt sẽ là một gia tài cho doanh nghiệp và giá trị của nó còn lớn hơn rất nhiều so với ngân sách rất ít cho giảng dạy và thời hạn mà doanh nghiệp đã góp vốn đầu tư. Để một cuộc đánh giá mang về giá trị thì nhờ vào rất nhiều vào phương pháp mà cuộc đánh giá đã thực thi .

Các nguyên tắc đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ trong doanh nghiệp không chỉ chứng minh tính duy trì, cải tiến liên tục hệ thống quản lý mà còn giúp nâng cao hơn nữa các hoạt động đánh giá, kiểm tra trong doanh nghiệp. Vì khi đánh giá là người đánh giá sẽ đứng trên cương vị của khách hàng và đại diện cho khách hàng nên cần có những nguyên tắc sau đây:

Nguyên tắc 1 : Nhất quán / tổng lực
Đây chính là nền tảng của sự chuyên nghiệp
Nguyên tắc 2 : Công bằng
Người có nghĩa vụ và trách nhiệm đánh giá phải báo cáo giải trình trung thực, công minh và đúng chuẩn
Nguyên tắc 3 : Thận trọng nghề nghiệp
Người đánh giá cần thực thi thận trọng, tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Điều đó biểu lộ được nghĩa vụ và trách nhiệm và năng lực triển khai những xem xét một cách hài hòa và hợp lý và kỹ càng .

Nguyên tắc 4 : Bảo mật
Bảo mật thông tin thực sự thiết yếu trong quy trình đánh giá và đánh giá viên không được sử dụng với mục tiêu cá thể hoặc sử dụng theo cách gây thiệt hại đến quyền lợi hợp pháp của bên được đánh giá .
Nguyên tắc 5 : Độc lập
Đây là cơ sở cho tính công minh của cuộc đánh giá và tính khách quan của Kết luận đánh giá .
Nguyên tắc 6 : Tiếp cận dựa trên dẫn chứng
Đây được xem là nguyên tắc bộc lộ giải pháp hài hòa và hợp lý để đạt được Tóm lại đánh giá đáng an toàn và đáng tin cậy .

Việc thực hiện 6 nguyên tắc trên của đánh giá nội bộ cũng chính là các phẩm chất và yêu cầu cần phải có cho một đánh giá viên nội bộ.

Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2015 – Các bước thực thi

Cũng như bất kì một quá trình nào đó, để thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả thì cần có một quy trình bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, xác định, thực hiện một cách nhất quán và được kiểm soát. Nếu thiếu đi các yếu tố này, hoạt động đánh giá sẽ không đạt kết quả cao và lãng phí về thời gian, tiền bạc. Dưới đây là các bước thực hiện trong quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

Cần phải bảo vệ rằng hoạt động giải trí đánh giá nội bộ của đơn vị chức năng, doanh nghiệp bạn không phải là hoạt động giải trí “ tự phát ”. Vì thế, hoạt động giải trí đánh giá cần phải có kế hoạch, kế hoạch càng rõ ràng, cụ thể, trong thực tiễn thì hiệu suất cao đạt được sẽ càng cao .
Dựa vào tình hình hoạt động giải trí chung của doanh nghiệp, thư ký ban chỉ huy ISO sẽ triển khai lập kế hoạch đánh giá dựa trên mẫu có sẵn. Kế hoạch đánh giá cần bảo vệ được những nội dung như đơn vị chức năng được đánh giá, hoạt động giải trí được đề cập đến, thời hạn thực thi đánh giá và những nhu yếu tiêu chuẩn ISO 9001 : 2015 có tương quan, …

Phân công trách nhiệm và xây dựng đoàn đánh giá

Sau khi đã hoàn thành xong xong bản kế hoạch, trưởng ban ISO sẽ chỉ định trưởng phi hành đoàn đánh giá và những thành viên trong nhóm đánh giá theo nguyên tắc “ đánh giá chéo ” giữa những bộ phận với nhau nhằm mục đích bảo vệ tính công minh, khách quan và minh bạch. Tuy nhiên, cần quan tâm người đánh giá sẽ không tự đánh giá việc làm của mình .
Nhân viên của đội đánh giá phải được giảng dạy về đánh giá nội bộ và nhu yếu phải am hiểu về mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001 : 2015 .

Lập thông báo chương trình và nội dung đánh giá

Trưởng đoàn sẽ có trách nhiệm lập thông tin về chương trình và nội dung đánh giá. Sau đó gửi đến những đơn vị chức năng được đánh giá trước thời hạn đánh giá tối thiểu 1 tuần. Nội dung của chương trình đánh giá cần đề cập vừa đủ những nhu yếu của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng .

Công tác chuẩn bị sẵn sàng

Việc sẵn sàng chuẩn bị đánh giá cũng vô cùng quan trọng, những thành viên trong nhóm cần sẵn sàng chuẩn bị những nội dung sau :

  • Xác định rõ trách nhiệm và tính năng của đơn vị chức năng được đánh giá

  • Xem xét nhu yếu của tài liệu và tiêu chuẩn có tương quan đến hoạt động giải trí đánh giá

  • Chuẩn bị báo cáo giải trình / phiếu ghi chép

  • Chuẩn bị sẵn những phiếu hỏi ( nếu có )

  • Đối với đơn vị chức năng, tổ chức triển khai được đánh giá thì họ phải gửi trước tài liệu có tương quan đến trưởng phi hành đoàn đánh giá, sắp xếp nhân sự, thời hạn hoặc phương tiện đi lại thiết yếu .

Tiến hành hoạt động giải trí đánh giá

– Họp khai mạc
Họp khai mạc – trong cuộc họp này, nhóm đánh giá nội bộ sẽ phối hợp với nhân viên cấp dưới đảm nhiệm đơn vị chức năng cùng những đại diện thay mặt tương quan nhằm mục đích mục tiêu :

  • Khẳng định và thông tin lại tiềm năng, khoanh vùng phạm vi và nội dung của cuộc đánh giá

  • Bổ sung hoặc sửa đổi chương trình đánh giá đã thông tin nếu thấy thiết yếu

  • Rà soát lại những tài liệu, quá trình, thủ tục và biểu mẫu thiết yếu cho hoạt động giải trí đánh giá .

– Đánh giá thực tiễn
Đầu tiên thì trưởng phi hành đoàn đánh giá có trách nhiệm phải tóm tắt cho trưởng bộ phận được đánh giá về khoanh vùng phạm vi, chiêu thức cũng như những nhu yếu khi đến doanh nghiệp .
Quá trình đánh giá được thực thi theo nguyên tắc lấy mẫu đại diện thay mặt hoặc lấy mẫu ngẫu nhiên nhưng cần phải bảo vệ xem xét hết những yếu tố chính của mạng lưới hệ thống .
Dưới đây là những việc làm mà chuyên viên đánh giá sẽ phải thực thi trong quy trình đánh giá :

  • Các nhu yếu của ISO 9001 có tương quan đến nghành nghề dịch vụ việc làm cần đánh giá có được nêu đơn cử và không thiếu trong những thủ tục, tài liệu hướng dẫn hay chưa ?

  • Các quá trình, hướng dẫn, thủ tục và biểu mẫu có thích hợp và được vận dụng hay không ?

  • Các vật chứng của việc vận dụng được bộc lộ trong doanh nghiệp như thế nào ?

  • Tiến hành kiểm tra và đánh giá việc thực thi những hoạt động giải trí khắc phục cũng như phòng ngừa mà lần đánh giá trước có tương quan .

Báo cáo đánh giá và theo dõi hành vi khắc phục, phòng ngừa

Sau khi kết thúc thời hạn đánh giá, nhóm đánh giá sẽ có cuộc họp riêng để thống nhất và xem xét về những điều đã tìm được khi đánh giá về mức độ tương thích và không tương thích .
Tiếp theo, nhóm đánh giá sẽ thực thi họp tổng kết hàng loạt cuộc đánh giá với những thông tin như sau :
– Thành phần tham gia :
Bao gồm chỉ huy hoặc đại diện thay mặt của doanh nghiệp và nhóm đánh giá
– Nội dung :
Trưởng nhóm đánh giá trình diễn những thông tin phát hiện được và những Tóm lại của nhóm đánh giá gồm có :

  • Tính hiệu suất cao cũng như những ưu và điểm yếu kém của mạng lưới hệ thống

  • Công bố những sự không tương thích và mức độ của chúng

  • Thảo luận và lý giải về sự không tương thích đó

  • Nếu có sự chưa nhất trí nào đó giữa đơn vị chức năng và đội đánh giá thì cần thống nhất để không gây cản trở cho những hoạt động giải trí tiến hành sau này .

  • Rút kinh nghiệm tay nghề cho những lần đánh giá sau .

– Tổng hợp báo cáo giải trình :
Sau khi kết thúc cuộc họp, trưởng phi hành đoàn sẽ lập báo cáo giải trình dựa vào những địa thế căn cứ trên cơ sở những điểm không tương thích đã thống nhất. Lưu ý, báo cáo giải trình đánh giá cần biểu lộ được một cách tổng quát và khách quan về tình hình của tổ chức triển khai được đánh giá .

Trên đây là quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Hy vọng thông qua bài viết này sẽ cung cấp được những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp trong hoạt động đánh giá nội bộ cũng như những hành động và trách nhiệm của các bên tham gia cần thực hiện. Nếu doanh nghiệp có bất cứ băn khoăn hoặc nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001, xin vui lòng liên hệ qua hotline 0976 389 199 để được hỗ trợ tận tình và chi tiết nhất. 

 

Như Ý

You may also like

Để lại bình luận